Hintergrundinformationen zu dem Thema „Chefassistenz“
Chefassistenz - Wie Sie Ihren Chef richtig unterstützen!
Dem Chef den Rücken frei halten und als seine rechte Hand das bereithalten, was gebraucht wird – so würde der Volksmund die Aufgaben eines Assistenten, bzw. einer Assistentin der Geschäftsleitung beschreiben. Eine gute Chefassistenz beinhaltet ein hohes Maß an Kompetenz im Zeit- und Selbstmanagement sowie in den Bereichen Kommunikation und Organisation. Deshalb sind Umsicht, Stressresistenz, vorausschauendes Denken und Flexibilität unerlässlich. Gepaart mit einer hohen Auffassungsgabe, einem guten Gedächtnis und einem optimalen Management in der Administration wird eine Chefassistentin, bzw. -assistent schnell unverzichtbar.
Im Vorzimmer einer Führungskraft laufen Informationen, Anfragen und Wünsche zusammen. Diese sind zu organisieren und je nach Relevanz zu bearbeiten. So braucht eine gute Chefassistenz das Selbstbewusstsein und die Stärke, unwichtige Anfragen auch zum wiederholten Male abzulehnen. Es ist Verhandlungsgeschick gefragt, um Termine so zu vereinbaren, wie es von der Führungskraft gewünscht wird. Für die Vorbereitung von Geschäftsreisen, Konferenzen und Meetings muss alles bedacht werden, was im Verlauf erforderlich sein könnte und sollte etwas vergessen worden sein, kann eine gute Chefsekretärin dies umgehend realisieren, so dass es nicht auffällt. Tägliche Nachrichten und Informationen werden so zusammengefasst und präsentiert, dass die Führungskraft das Wesentliche schnell erkennt und notwendiges Handeln einleiten kann.
Die Zusammenhänge zwischen den Nachrichten und deren Absender sind einer guten Chefassistenz sehr schnell bekannt. So gehören sowohl das Netzwerken im Unternehmen sowie die Abgrenzung zum Vorgesetzten zu den täglichen Aufgaben eines Assistenten bzw. einer Assistentin. Optimal arbeiten Führungs- und Assistenzkraft zusammen, wenn gegenseitiger Respekt und Achtung vor dem vielseitigen und oftmals hektischen Alltag nicht verloren gehen.
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Autor: Management-Institut Dr. A. Kitzmann