Fallstudie: Bessere Selbstorganisation durch moderne Methoden mit Hilfe moderner Tools
1. Beschreibung der Ausgangssituation
Das Unternehmen spezialisiert sich auf die Herstellung von Wälzlagern, Gelenklagern und Buchsen. Der Kundenkontakt erfolgt direkt und bedarf meistens einer angepassten Lösung, schneller Reaktionen und einer sehr guten Abstimmung zwischen den verschiedenen Teilen der Organisation. Hierbei ist besonders wichtig, dass schnell gut dokumentiert und fehlerfrei agiert wird. Insbesondere spezialisierte Anfragen bedürfen hier einer sehr klaren Kommunikation. Kernziel des Workshops war es somit, dass alle Beteiligten eine bessere Selbstorganisation unter Zuhilfenahme des Tools Microsoft Outlook erlernen.
2. Ziel des Kunden (Lagerhersteller)
Das Unternehmen wuchs in Deutschland historisch und somit rein organisch aus dem unternehmerischen Bedarf sowie Erfolg heraus. Durch die hohe Nachfrage an Produkten entstand ein immer komplexerer Strang interner und externer Kommunikationswege. Durch die hohe Aufgabendichte entstand der Bedarf nach einer besseren Verwendung von Tools (hier: Microsoft Outlook) sowie der persönlichen Selbstorganisation. Als Ziel für den Workshop wurde gesetzt, dass eine bessere Selbstorganisation, bessere Kommunikationswege und eine höhere Effizienz in der Kommunikation erreicht wird, während die vorhandenen Tools hierbei besser bzw. optimiert eingesetzt werden.
3. Format für Teilnehmer (Präsenz)
Um ein Höchstmaß an Interaktion zu gewähren, entschied man sich für ein Format vor Ort. Der Workshop fand direkt im Unternehmen statt. Hierfür wurde der größte Meetingraum ganztägig genutzt. In einem höchst interaktiven Format nahmen alle Beteiligten teil, sodass neben dem Ansprechen von Problemen auch direkt in die Lösungsfindung gegangen werden konnte. Hierbei wurden verschiedene Methoden evaluiert, dem Praxistest in der Diskussion unterzogen und final stand eine neue Entscheidungsvorlage, welche von allen Beteiligten angenommen wurde. Die Umsetzung erfolgte direkt nach Seminarende. Ebenso wurde eine Zielliste für die zukünftig noch notwendigen Anpassungen verabschiedet.
4. Ergebnis und Blick in die Zukunft
Die gesamte Maßnahme wurde vom Kitzmann Institut evaluiert. Ebenso hat das Unternehmen die Maßnahme evaluiert. Das Seminar wurde vollständig als Erfolg bezeichnet. Hierbei wurden vor allem die hohe Praxisnähe und die direkte Umsetzbarkeit des Erarbeiteten geschätzt. Des Weiteren wurde direkt beschlossen, dass ein zusätzlicher Tag zur weiteren Entwicklung der Organisation gebucht wird, sodass die positive Veränderung nicht ein einmaliges Event, sondern Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) wird.
