Schwierige Mitarbeitergespräche führen: Leitfaden mit Beispielen

Schwierige Mitarbeitergespräche sind ein unangenehmer, aber unvermeidlicher Teil bei der Führung von Mitarbeitern. Ein gut geführtes Gespräch kann dabei helfen, Missverständnisse zu klären, Verhaltensweisen zu korrigieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie solche Gespräche richtig vorbereiten, strukturieren und erfolgreich durchführen.

Was sind schwierige Mitarbeitergespräche?

Schwierige Mitarbeitergespräche können im Arbeitsalltag in verschiedenen Formen vorkommen. Sie beinhalten oft unangenehme Themen oder erfordern schwierige Entscheidungen, die sowohl die berufliche Leistung als auch das persönliche Verhalten des Mitarbeiters betreffen. Schwierige Gespräche können tiefgreifende Folgen für den Mitarbeiter haben, wie Disziplinarmaßnahmen oder im schlimmsten Fall die Kündigung.

Welche Arten von schwierigen Mitarbeitergesprächen gibt es?

Es gibt viele Anlässe für ein schwieriges Mitarbeitergespräch. Oft handelt es sich aber um eines der folgenden Themen:

• Fehlzeitengespräch: Wird geführt, wenn ein Mitarbeiter häufig fehlt. Das Gespräch wird genutzt, um die Ursachen von häufigen oder längeren Abwesenheiten zu klären. Es werden gemeinsame Lösungsansätze erarbeitet, um die Präsenz des Mitarbeiters zu fördern.
• Abmahnungsgespräch: Hier geht es darum, festgestelltes Fehlverhalten oder Leistungsdefizite direkt anzusprechen und die Konsequenzen klarzustellen.
• Kündigungsgespräch: Ist ein Gespräch, in dem die Führungskraft dem Mitarbeiter die Entscheidung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses mitteilt. Dabei werden die Gründe für die Kündigung erläutert, Fragen des Mitarbeitern beantwortet und Vereinbarungen für den Übergang getroffen. Eine Kündigung sollte stets die letzte Maßnahme sein. Zuvor sollten bereits andere Gespräche geführt und Abmahnungen ausgesprochen worden sein.

Warum Sie schwierige Gespräche nicht aufschieben sollten

Das Aufschieben von schwierigen Gesprächen verschärft oft die Probleme. Wenn Probleme nicht sofort angesprochen werden, können sie eskalieren und die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter belasten. Verzögerte Gespräche führen häufig zu Missverständnissen und Unzufriedenheit, was sich negativ auf die Arbeitsatmosphäre auswirken kann. Frühzeitige Klärung hingegen ermöglicht eine konstruktive Lösung und verhindert, dass Konflikte und Missstände weiter wachsen.

Leitfaden für schwierige Mitarbeitergespräche

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, schwierige Mitarbeitergespräche richtig zu planen und zu strukturieren. Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch beruht auf einer gründlichen Vorbereitungsphase, einem vorskizzierten Gesprächsablauf und einer gewissenhaften Nachbereitung.

Vorbereitung

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Gespräch. Sammeln Sie alle relevanten Informationen und Beispiele für das Fehlverhalten oder die mangelhafte Leistung des Mitarbeiters. Achten Sie auch darauf, dass Sie über Unternehmensrichtlinien und rechtliche Vorgaben einhalten.

Damit Sie gut vorbereitet sind, sollten Sie sich im Vorfeld über diese potenziellen Probleme im Klaren sein:

• Mangelnde Offenheit: Manchmal neigen Mitarbeiter dazu, die wahren Gründe für ihr (Fehl-)verhalten zu verschweigen. Dies kann die Effektivität des Gesprächs beeinträchtigen, da es schwierig wird, die Ursachen zu ermitteln.
• Konfliktvermeidung: Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, Konflikte bei ihrer Führungskraft anzusprechen. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, auf den Mitarbeiter zuzugehen und Probleme konkret anzusprechen.
• Unklare Kommunikation: Eine mangelnde Kommunikation kann schnell zu Missverständnissen führen. Sorgen Sie also dafür, dass Sie Ihr Feedback klar darstellen und beweisen können.
• Fehlende Ursachenanalyse: Wenn keine gründliche Analyse der Ursachen für das Verhalten des Mitarbeiter stattfindet, bleibt das Gespräch oft oberflächlich und das Problem kann nicht behoben werden. Vor dem Gespräch sollten Sie daher Informationen sammeln und das Verhalten des Mitarbeiters beobachten.
• Emotionale Reaktion des Mitarbeiters: Je nach Anlass des Gesprächs kann der Mitarbeiter emotional reagieren, von Wut über Enttäuschung bis zu Trauer. Seien Sie darauf vorbereitet, um emphatisch und respektvoll reagieren zu können.
• Vermeidung von rechtlichen Fehlern: Bei heiklen Gesprächen wie Kündigungsgesprächen ist es wichtig, sich über rechtliche Vorschriften bewusst zu sein. Holen Sie gegebenenfalls rechtlichen Rat ein, um sicherzustellen, dass alle Schritte gesetzeskonform sind.

Das Gespräch strukturieren und lenken

Beginnen Sie das Gespräch mit einer höflichen Begrüßung, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Erläutern Sie den Zweck und die Bedeutung des Gesprächs. Betonen Sie, dass das Ziel des Gespräches ist, gemeinsam Lösungen zu finden.

Erklären Sie dem Mitarbeiter anschließend, warum Sie ihm Feedback geben möchten. Nutzen Sie dafür die konkreten Informationen, die Sie in der Vorbereitung gesammelt haben. Stellen Sie die Auswirkungen seines Verhaltens auf das Team und das Projekt dar und erläutern Sie, wie diese das gemeinsame Arbeiten beeinträchtigen. Versuchen Sie, die genauen Ursachen für das Fehlverhalten zu ermitteln und fragen Sie, ob es Bereiche gibt, in denen Sie den Mitarbeiter unterstützen können.

Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine eigene Sichtweise darzulegen. Arbeiten Sie abschließend gemeinsam an Lösungen, um das Problem zu beseitigen.

Abschluss & Nachbereitung

Halten sie das Gespräch schriftlich fest und fassen Sie zum Schluss die wichtigsten Punkte zusammen. Es ist wichtig, eine klare Vereinbarung für die Zukunft aufzustellen, um Verbindlichkeit zu schaffen. Der Mitarbeiter muss wissen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Ein Follow-Up-Termin hilft dabei, sicherzustellen, dass die getroffenen Vereinbarungen umgesetzt werden. Bei schwerwiegenden Verstößen macht es Sinn, dem Mitarbeiter mögliche Konsequenzen bei weiteren Verstößen aufzuzeigen.

Gesprächstechniken für schwierige Gespräche

Es gibt verschiedene Techniken, die helfen können, schwierige Gespräche konstruktiv zu gestalten:

Die 3-W-Struktur für ein konstruktives Feedback

Mit einer 3-W-Struktur stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback konstruktiv und nachvollziehbar ist. Folgen Sie der Formel: Wahrnehmung - Wirkung - Wunsch.

1. Wahrnehmung:

Schildern sie dem Mitarbeiter den Sachverhalt neutral, ohne ihn zu bewerten. Sichern Sie Ihre Beobachtungen ab, indem Sie zum Beispiel fragen: „Ist das so richtig?“. So können Sie Missverständnisse und falsches Feedback verhindern.

Ihre Beobachtungen können Sie so formulieren:

„Es geht um Folgendes: In den letzten Wochen haben Sie wiederholt Berichte verspätet eingereicht.“

„Ich habe gesehen, dass in den letzten Meetings wiederholt wichtige Deadlines nicht eingehalten wurden.“

„Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Wochen nicht offen für Teamarbeit waren.“

2. Wirkung:

Erläutern Sie die Auswirkungen und Konsequenzen des beobachteten Verhaltens für das gesamte Team und das Projekt. Klären Sie auch ab, ob der Mitarbeiter Ihre Ausführungen nachvollziehen kann.

Die Auswirkungen können Sie so formulieren:

„Das hat zur Folge, dass wir als Team ständig hinter dem Zeitplan hängen.“

„Das bedeutet, dass das das Team öfter in letzter Minute Ihre Aufgaben erledigen muss.“

„Daraus ergibt sich, dass es schwieriger wird, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und das Team als Ganzes voranzubringen.“

3. Wunsch:

Formulieren Sie schließlich Wünsche und konkrete Erwartungen an den Mitarbeiter, damit er sein Verhalten verbessern kann. Holen Sie sich auch das Einverständnis des Mitarbeiters für eine Vereinbarung ab, indem Sie zum Beispiel fragen: „Können wir das vereinbaren?“

Ihren Wunsch können Sie so formulieren:

„Deshalb habe ich folgende Bitte an Sie: Könnten Sie die Deadlines künftig besser einhalten?“

„Deshalb habe ich die Erwartung, dass wir im Vorfeld der nächsten Deadlines eine bessere Kommunikation pflegen.“

„Ich schlage vor, dass wir Team-Meetings einführen, um den Austausch und die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Was halten Sie davon?“

Die "GROW"-Methode für zielorientierte Gespräche

Die "GROW"-Methode ist eine effektive Technik, um schwierige Gespräche zielgerichtet zu führen. Sie hilft Ihnen dabei, gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen zu erarbeiten und konkrete Maßnahmen zu definieren. Die Methode besteht aus vier Schritten: Goal (Ziel), Reality (Realität), Options (Optionen) und Will (Wille).

1. Goal (Ziel): Definieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter das konkrete Ziel des Gesprächs. Was möchten Sie erreichen? Welche Veränderung soll erzielt werden?
   Beispiel: „Was möchten Sie in Bezug auf Ihre Arbeitsweise konkret verbessern?“

2. Reality (Realität): Analysieren Sie die aktuelle Situation und besprechen Sie, welche Herausforderungen oder Hindernisse bestehen. Es geht darum, die Situation des Mitarbeiters zu verstehen und die Ursachen für das Verhalten zu ermitteln.
   Beispiel: „Wie sehen Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe aus, und welche Schwierigkeiten treten auf?“

3. Options (Optionen): Besprechen Sie gemeinsam verschiedene Lösungsansätze oder Optionen, wie das Ziel erreicht werden kann. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, eigene Vorschläge zu entwickeln. Beispiel: „Welche Optionen sehen Sie, um Ihre Arbeitsweise zu verbessern? Welche Unterstützung benötigen Sie?

4. Will (Wille): Zum Abschluss des Gesprächs sollten Sie festhalten, welche Schritte der Mitarbeiter unternehmen möchte und wie er sich verpflichtet, das Ziel zu erreichen. Es geht darum, dass der Mitarbeiter auch tatsächlich bereit ist, die notwendigen Maßnahmen umzusetzen.
   Beispiel: „Welche konkreten Schritte werden Sie unternehmen, um Ihre Arbeitsweise zu ändern, und bis wann möchten Sie diese umgesetzt haben?“

Diese Technik sorgt dafür, dass das Gespräch strukturiert, lösungsorientiert und zielgerichtet verläuft und der Mitarbeiter aktiv in die Problemlösung eingebunden wird.

Vermeiden Sie diese Fehler

Ein schwieriges Mitarbeitergespräch kann schnell in eine Sackgasse führen, wenn folgende Fehler begangen werden:

• Unvorbereitet ins Gespräch gehen: Ohne eine klare Vorstellung, was Sie erreichen möchten, verlieren Sie die Kontrolle.
• Defensive Haltung: Wenn Sie sich in die Defensive drängen lassen, wird das Gespräch ineffektiv und eskaliert möglicherweise.
• Nicht ausreden lassen: Geben Sie dem Mitarbeiter Raum, sich zu äußern und seine Sichtweise darzulegen.
• Keinen Augenkontakt halten: Augenkontakt zeigt Interesse und Respekt. Fehlt dieser, kann das Gespräch als weniger wertschätzend empfunden werden.
• Unrealistische Erwartungen: Setzen Sie realistische Ziele und Erwartungen. Unrealistische Forderungen können zu Frustration führen und das Gespräch negativ beeinflussen.