Mitarbeitergespräche führen: ein Leitfaden mit Checkliste

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument zur Förderung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskraft und zur Leistungsevaluierung. In unserem Leitfaden erfahren Sie anhand von Beispielen und Praxistipps, wie Sie Ihre Mitarbeitergespräche Schritt für Schritt erfolgreich gestalten.

Checkliste

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein formelles Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten. Es findet normalerweise unter vier Augen oder unter Hinzuziehung einer Personalvertretung statt. Dabei dient es unter anderem dazu, die Entwicklung des Mitarbeiters zu fördern, Feedback zu geben und etwaige Probleme oder Herausforderungen am Arbeitsplatz zu klären.

Der Gegenstand eines Mitarbeitergespräch kann unterschiedlich sein, meist handelt es sich aber um eines dieser Themen:

• Leistungsbeurteilung: Sie beurteilen die Leistung des Mitarbeiters und gleichen diese mit den Erwartungen und etwaigen Zielvereinbarungen ab.
• Zielvereinbarungen: An die Leistung des Mitarbeiters werden langfristige oder kurzfristige Ziele geknüpft. Diese können mit einem monetären Anreiz verknüpft werden.
• Weiterbildung: Es wird überprüft, ob der Mitarbeiter die nötigen Fähigkeiten für aktuelle oder zukünftige Aufgaben besitzt oder noch Schulungs- und Weiterbildungsbedarf besteht.
• Karrierechancen: Sie besprechen die Aufstiegsmöglichkeiten Ihres Mitarbeiters und Anforderungen, die für eine Beförderung erfüllt sein müssen.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Mitarbeitergespräche können in regelmäßigen Abständen und somit geplant stattfinden oder anlassbezogener Art sein.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen der langfristigen Zielverwirklichung des Unternehmens und der persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters. Sie sind eine gute Gelegenheit, um Rückmeldung über die Leistung des Mitarbeiters zu geben und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter sich im Unternehmen wohl fühlt.

Beispiele für organisierte Mitarbeitergespräche:

• Gespräch nach der Probezeit: In diesem Gespräch erfährt der Mitarbeiter, ob er die Probezeit erfolgreich absolviert hat. Seine bisherige Leistung wird bewertet und es werden Entwicklungsmöglichkeiten besprochen.
• Jahresgespräch: Viele Unternehmen planen jährliche oder halbjährliche Mitarbeitergespräche, die dazu dienen, dem Mitarbeiter tiefgehendes Feedback zu seinen Leistungen und Fähigkeiten zu geben und zu überprüfen, wie wohl sich der Mitarbeiter im Unternehmen fühlt.
• Wöchentliches One-on-One: Das One-on-One findet immer mehr Anklang in deutschen Unternehmen. Dabei nimmt sich die Führungskraft jede Woche Zeit, um sich über das Wohlbefinden und den Status von Projekten und Aufgaben zu erkundigen. Ziel ist es, mögliche Probleme schnell und effektiv zu lösen und die Kommunikation zwischen den Parteien zu stärken. Laut einer Studie von Gallup trägt regelmäßiges (wöchentliches) Feedback maßgeblich zur Mitarbeitermotivation bei.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche werden ad hoc geführt und nicht von langer Hand geplant. Der Bedarf für solch ein Gespräch entsteht aus aktuellen Ereignissen und Situationen, die eine zeitige Auseinandersetzung erfordern, wie z. B. bei Konflikten im Team, bei Überforderung oder einem Teamwechsel. Der Bedarf kann sowohl von der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter geäußert werden.

Beispiele für anlassbezogene Mitarbeitergespräche:

• Konfliktgespräch: Wenn schwelende Konflikte zu Tage treten und das Miteinander beeinträchtigt ist, ist ein Gespräch dringend notwendig, um den Ursachen auf den Grund zu gehen und nachhaltige Lösungen zu finden.
• Gespräch bei Veränderung der Arbeitsaufgaben: Wenn sich die Arbeitsaufgaben eines Mitarbeiters ändern (z. B. bei einer Beförderung, einem neuen Projekt oder einer neuen Rolle), müssen die neuen Erwartungen und Anforderungen besprochen werden.
• Krisengespräch: Bei einer akuten Krisensituation, z. B. bei einer Überforderung durch einen zu hohen Arbeitsaufwand, dient das Gespräch dazu, die Ursachen zu klären und schnell Maßnahmen zu ergreifen, um das Problem zu lösen.

Ziel und Zweck des Mitarbeitergesprächs

Ziel des Mitarbeitergesprächs sollte immer sein, Probleme, Feedback und Wünsche so transparent und konstruktiv wie möglich zu besprechen, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Zufriedenheit und Motivation des Mitarbeiters zu steigern.

Auch Lösungen und konkrete Maßnahmen sollten besprochen werden, damit klar ist, was als Nächstes zu tun ist. Beide Parteien sollten mit dem Gefühl aus dem Gespräch gehen, dass sie die nötigen Kenntnisse und Mittel haben, um das Besprochene umzusetzen.

Damit das gelingt, ist eine gründliche Vorbereitung wichtig. Als Führungskraft sollten sie sich im Vorfeld genau überlegen, welche Themen besprochen werden sollen und dem Mitarbeiter genug Raum für eigene Fragen, Wünsche und Feedback geben.

Leitfaden für das Mitarbeitergespräch: So gehen Sie vor

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Mitarbeitergespräche richtig zu planen und zu strukturieren. Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch beruht auf einer gründlichen Vorbereitungsphase, einem vorskizzierten Gesprächsablauf und einer gewissenhaften Nachbereitung.

Vorbereitung

Der Erfolg des Mitarbeitergesprächs hängt von einer guten Vorbereitung ab. Neben organisatorischen Punkten gilt es auch den Inhalt des Gesprächs zu planen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und lassen Sie den Mitarbeitern genug Zeit, um sich auf das Gespräch vorzubereiten. H3: Organisatorische Vorbereitung

• Termin- & Zeitplanung: Legen Sie einen festen Gesprächstermin fest. Planen Sie diesen mit ausreichend Vorlauf und achten Sie darauf, dass er fest im Kalender vermerkt wird. Wählen Sie einen Termin, der für beide Parteien gut passt und nicht in einen besonders stressigen Zeitraum fällt. Planen Sie ausreichend Zeit ein. Damit signalisieren Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Ihnen das Gespräch wichtig ist. Bei kurzfristigen Ausfällen sollten Sie das Gespräch zeitig nachholen.

• Räumlichkeiten: Es sollte im Voraus klar sein, wo das Gespräch stattfindet. Wählen Sie einen neutralen Raum, in dem Sie ungestört sprechen können. Findet das Gespräch virtuell statt, ist ebenfalls auf eine ruhige Umgebung und eine stabile Internetverbindung zu achten. Natürlich sollte die Kamera dabei eingeschaltet werden. Bedenken Sie, dass das Gespräch auch länger als geplant dauern kann und rechnen Sie einen großzügigen Puffer bei der Raumbelegung ein.

Inhaltliche Vorbereitung

Die Inhaltliche Vorbereitung ist bei einem Mitarbeitergespräch von zentraler Bedeutung. Es sollte im Voraus klar sein, was die Themen und Ziele des Gesprächs sind – und zwar auf beiden Seiten. Die Gesprächspunkte unterscheiden sich je nach Anlass. Wichtig ist, sich über die eigenen Ziele und die Bedürfnisse des Mitarbeiters im Klaren zu sein. Versetzen Sie sich in die Lage des Gesprächspartners und kommunizieren Sie empathisch und auf Augenhöhe.

Themen

Überlegen Sie sich genau, worauf Sie im Mitarbeitergespräch eingehen möchten und was Sie benötigen, um das Gespräch effektiv lenken zu können. Holen Sie Feedback von Kollegen ein. Machen Sie sich Notizen zu guten oder verbesserungswürdigen Leistungen. Greifen Sie einzelne Beispiele heraus, die das Gesagte verdeutlichen. Kommunizieren Sie den Gegenstand des Gesprächs rechtzeitig an den Mitarbeiter.

Mögliche Themen für das Gespräch:

• Erwartungen an den Mitarbeiter
• Leistung und Potenziale des Mitarbeiters
• Entwicklungsziele und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Feedback des Mitarbeiters an die Führungskraft/das Unternehmen
• Wohlbefinden des Mitarbeiters (Work-Life-Balance, Teamdynamik, Arbeitsumfeld)

Wichtig: Jeder Mitarbeiter ist anders und reagiert unterschiedlich auf Kritik und Lob. Manche Mitarbeiter trauen sich vielleicht nicht, negatives Feedback zu äußern oder ihre eigenen Leistungen in Frage zu stellen. Beachten Sie dies bei der Gesprächsvorbereitung und Formulierung der Fragen.

Hilfsmittel:

Nutzen Sie Hilfsmittel wie Fragebögen, um den Gesprächsfluss zu fördern. Wünschen Sie sich beispielsweise Feedback von Ihrem Mitarbeiter? Dann erstellen Sie einen Fragebogen mit präzisen Fragen, den Sie im Voraus bearbeiten lassen und im Termin besprechen. Möchten Sie wissen, wie wohl sich der Mitarbeiter im Unternehmen fühlt? Auch hier können Stimmungsbarometer und gezielte Fragen, zum Beispiel zur Teamdynamik, den Dialog erleichtern. Führen Sie Protokoll, um das Besprochene festzuhalten und sich später darauf berufen zu können.

Wichtig: Geben Sie dem Mitarbeiter ausreichend Zeit, Fragebögen auszufüllen und ausführliches Feedback vorzubereiten.

Protokolle und Zielvereinbarungen:

Gibt es bereits Protokolle und Zielvereinbarungen aus vergangenen Gesprächen? Dann gehen Sie diese vor dem nächsten Termin durch und machen Sie sich Notizen zu möglichen Gesprächspunkten. Wurde das Besprochene umgesetzt oder gibt es noch Handlungsbedarf?

Gesprächsablauf: Die 4 Phasen des Mitarbeitergesprächs

Ein typisches Mitarbeitergespräch lässt sich vereinfacht in 4 Phasen unterteilen. Sorgen Sie für einen strukturierten Ablauf, um das Gespräch auf die wesentlichen Themen zu lenken.

Begrüßung und Einstieg

Der Einstieg setzt das Setting für das gesamte Gespräch und ist entscheidend für eine förderliche Gesprächsatmosphäre.

Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich, erklären Sie ihm, dass das Gespräch vertraulich abläuft und das Gesagte keine negativen Konsequenzen auf die Zusammenarbeit hat. Der Mitarbeiter soll sich wohlfühlen und verstehen, dass ein offenes Gespräch beiden Parteien zugutekommt.

Erklären Sie dann den Ablauf und das Ziel des Gesprächs.

Gespräch und Diskussion

Der Hauptteil des Gesprächs basiert auf den Themen, die Sie als Führungskraft und der Mitarbeiter vorbereitet haben. Nutzen Sie Fragebögen und Feedback, um dem Gespräch eine Struktur zu geben, aber geben Sie sich und dem Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die Aussagen zu erklären und mit Beispielen zu unterfüttern und Missverständnisse aufzuklären.

Ein gutes Einstiegsthema ist die Frage nach dem Wohlbefinden des Mitarbeiters. Danach bieten sich eine Rückmeldung zu den Erwartungen und Leistungen sowie Feedback vom Mitarbeiter an die Führungskraft an. Zum Schluss kann über die Entwicklung des Mitarbeiters im Unternehmen und Zielvereinbarungen gesprochen werden.

Ziele und Maßnahmen festhalten

Ziel des Gesprächs ist es immer, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Motivation und das Wohlbefinden des Mitarbeiters im Unternehmen zu steigern. Alle Maßnahmen, die dafür erforderlich sind, sollten festgehalten werden. Setzen Sie klare Ziele für die Umsetzung von Weiterbildungsmaßnahmen; besprechen Sie, wie Sie den Mitarbeiter konkret unterstützen können, z. B. durch ein klärendes Gespräch bei Spannungen im Team. Nur so schaffen Sie das Vertrauen, dass Ihnen auch wirklich etwas an der Verbesserung der Situation liegt.

Können gewisse Dinge nicht direkt geklärt werden, legen Sie einen weiteren Termin fest, um nach einer Lösung zu suchen. Machen Sie Ihrem Gesprächspartner aber auch offen und transparent deutlich, wo die Grenzen des Machbaren liegen, und versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können.

Nachbereitung & Follow-Up

Ein gutes Mitarbeitergespräch will nachbereitet werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Gesagte nach dem Termin nicht in Vergessenheit gerät. Erstellen Sie im Anschluss an das Gespräch eine schriftliche Zusammenfassung, die sowohl die besprochenen Punkte als auch die nächsten Schritte umfasst. Diese Dokumentation dient als Grundlage für Folgegespräche.

Halten Sie in den Unterlagen auch klare Fristen für die Umsetzung der vereinbarten Ziele und Maßnahmen fest und vereinbaren Sie bei Bedarf ein Follow-Up-Gespräch in einem realistischen Zeitrahmen, um den Fortschritt der Maßnahmen zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Checkliste für Führungskräfte: So gelingt das Mitarbeitergespräch

Vorbereitung:

• Termin festlegen
• Raum auswählen
• Themen festlegen & Mitarbeiter darüber informieren
• Hilfsmittel vorbereiten & Mitarbeiter bitten, Fragebögen o. Ä. auszufüllen
• Bestehende Protokolle prüfen

Gesprächsablauf:

Einstieg:

• Begrüßung
• Vertraulichkeit des Gesprächs erklären
• Ablauf Ziel des Gesprächs klarstellen

Gespräch und Diskussion:

• Festgelegte Themen abarbeiten (z. B. Fragebogen)
• Eigene Sichtweisen vermitteln
• Sichtweise des Mitarbeiters anhören
• Auf Fragen, Wünsche und Kritik des Mitarbeiters eingehen
• Ziele und Maßnahmen sowie Fristen und Verantwortlichkeiten festhalten

Nachbereitung & Follow-Up:

• Gespräch schriftlich zusammen und Mitarbeiter eine Kopie zusenden
• Regelmäßige Check-ins festlegen, um den Fortschritt der Maßnahmen zu überprüfen