Dealing with difficult employees

Key insights: Managing difficult employees at a glance

✅ You will learn how to lead difficult employees with confidence and clarity
Managing difficult employees is a core competency of Leadership Behaviour. In our seminar Dealing with difficult employees & customers, you will develop a clear and structured approach to handling challenging team members, systematically guiding low performers, and distinguishing between performance deficits, motivational issues, and signs of disengagement.

✅ You will gain confidence in feedback, conflict, and performance review conversations
Whether conducting a feedback discussion, a conflict resolution meeting, or a formal performance appraisal, you will learn how to prepare conversations strategically, lead them with focus, and document outcomes in a legally sound manner. This enables you to act in line with clear escalation stages while maintaining leadership authority in demanding situations. For further development, we also recommend our seminar The Employee Appraisal.

✅ You will operate confidently within the legal framework of employment law
From formal warnings and duty of care obligations to termination procedures or BEM (Company Integration Management), you will gain practical knowledge of employment law instruments relevant to leaders. You will understand when specific measures are appropriate and proportionate. Our advanced seminar on Labour Law in Summary explores these topics in greater legal depth.

✅ You will strengthen employee motivation instead of escalating conflicts
Not every difficult situation requires sanctions. You will learn to identify early indicators of declining performance, implement targeted motivational strategies, and prevent unnecessary escalation through clear and respectful leadership. Our seminars on Motivation and The Manager as Coach and Consultant provide further in-depth insights into these areas.

✅ You will receive practical tools for immediate application in your leadership role
Through realistic case studies, structured conversation frameworks, and hands-on exercises, you will develop actionable confidence in managing difficult employees. The seminar is equally valuable for newly appointed leaders and experienced decision-makers seeking to refine their leadership approach.

Mitarbeitergespräche führen: Die 7 Phasen für ein zielorientiertes Gespräch

Eine klare Struktur hilft, Mitarbeitergespräche lösungsorientiert und nachvollziehbar zu führen. Die folgenden sieben Phasen lassen sich auf nahezu jede Art von Mitarbeitergespräch anwenden: vom Jahresgespräch bis zum Kritikgespräch.

1. Phase: Gesprächseinstieg

Starten Sie freundlich, ruhig und professionell. Benennen Sie Anlass und Ziel des Gesprächs und erklären Sie kurz den Ablauf. So geben Sie Orientierung und senken mögliche Anspannung.

Beispiel:
„Vielen Dank, dass Sie sich Zeit nehmen. Heute geht es um unser Jahresgespräch, wir schauen gemeinsam auf das vergangene Jahr, Ihre Leistungen und Erfolge und vereinbaren Ziele für die nächste Zeit.“

2. Phase: Situationsbeschreibung / Feedback und Leistungsbeurteilung

Beschreiben Sie die Situation oder den Zeitraum, auf den sich das Gespräch bezieht, möglichst konkret. In einem Jahresgespräch oder Beurteilungsgespräch geht es vor allem um Leistungsbeurteilung, Ergebnisse und Zusammenarbeit; im Kritikgespräch eher um konkrete Vorkommnisse oder Verhaltensweisen.

Nutzen Sie:

• Konkrete Beispiele statt Pauschalurteile
• Sachliche Formulierungen
• Ich-Botschaften und Elemente der Gewaltfreien Kommunikation (Beobachtung, Gefühl, Bedarf, Bitte)

3. Phase: Stellungnahme und aktives Zuhören

Geben Sie Ihrem Mitarbeitenden Raum, seine Sicht der Dinge darzustellen. Hier kommen aktives Zuhören und gute Fragetechniken ins Spiel:

• Offene Fragen stellen („Wie sehen Sie das?“, „Was war aus Ihrer Sicht entscheidend?“)
• Paraphrasieren („Wenn ich Sie richtig verstehe, …“)
• Nachfragen, statt vorschnell zu urteilen

Dieser Teil ist besonders wichtig, wenn es um Konflikte, Missverständnisse oder sensible Themen wie Kritikgespräche, Probezeitgespräche oder Gehaltsverhandlungen geht.

4. Phase: Gemeinsame Einordnung und Bewertung

Nun ordnen Sie gemeinsam ein, was gesagt wurde: Welche Punkte sind unstrittig? Wo gibt es unterschiedliche Wahrnehmungen? Was ist aus Unternehmenssicht wichtig?

Dabei fließen Elemente der Leistungsbeurteilung (z. B. Zielerreichung, Qualität, Verhalten) ebenso ein wie Aspekte der Zusammenarbeit, Kommunikation und Passung zu den Unternehmenszielen. Hier werden auch Grenzen und Erwartungen klar benannt.

5. Phase: Lösungsfindung und Zielvereinbarung

Jetzt wird es konkret: Sie entwickeln gemeinsam mit dem Mitarbeitenden Lösungen und Maßnahmen. Das kann im Jahresgespräch eine Zielvereinbarung sein, im Entwicklungsgespräch ein konkreter Entwicklungsplan, im Kritikgespräch ein verbindlicher Maßnahmenkatalog.

Mögliche Inhalte:

• Konkrete Ziele (SMART formuliert: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert)
• Unterstützungsangebote (z. B. Trainings zu Kommunikation, Konfliktmanagement, Fachthemen)
• Klärung von Verantwortlichkeiten („Wer macht was bis wann?“)

6. Phase: Abschluss des Mitarbeitergesprächs

Zum Abschluss fassen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen und vergewissern sich, dass beide Seiten ein gemeinsames Verständnis der Vereinbarungen haben.

• Kurze Zusammenfassung der Erkenntnisse und Zielvereinbarungen
• Vereinbarung eines Follow-up-Termins (z. B. nächstes Feedbackgespräch)
• Wertschätzender Abschluss („Vielen Dank für Ihre Offenheit …“)

7. Phase: Nachbereitung & Kontrolle

Nach dem Gespräch werden Vereinbarungen dokumentiert und im Alltag nachverfolgt. Das kann in Form von kurzen Check-ins, weiteren Feedbackgesprächen oder im Rahmen eines nächsten Jahresgesprächs erfolgen.

Wichtig:

• Vereinbarte Maßnahmen und Ziele im Blick behalten
• Fortschritte aktiv anerkennen
• Bei ausbleibender Veränderung erneut das Gespräch suchen