Hintergrundinformationen zu dem Seminarthema "Diplom für professionelle Management-Assistenz"

Immer noch kann es vorkommen, dass die professionelle Management-Assistenz belächelt wird, da ein falsches Bild über die Assistenz vermittelt wird. Viele sehen sie/ihn im Vorraum des/der ChefIn sitzen und Leute empfangen. Dieses Bild ist aber nicht mehr aktuell. Die professionelle Management-Assistenz hat unterschiedlich Anforderungen je nach Arbeitsfeld zu erfüllen und muss sich immer neuen Herausforderungen stellen, was oft ein hohes Maß an Flexibilität und Kreativität mit sich bringt. Denn die Management-Assistenz ist das Bindeglied zwischen dem/der ChefIn des Unternehmens und den KundInnen, sowie zwischen dem/der ChefIn und den MitarbeiterInnen. Die Aufgaben der Management-Assistenz können sehr vielfältig sein. Im Folgenden findet sich eine Auswahl:

• Termine planen, koordinieren und teilnehmen,
• Reisen managen,
• Reden, Briefe, Aktennotizen, Aushänge, Verträge usw., formulieren,
• Kundenbetreuung, Betreuung von andern Abteilungen, MitarbeiterInnen und KollegInnen,
• Besprechungen organisieren,
• Koordination von Seminaren und Trainings für MitarbeiterInnen,
• Koordination von Konferenzen von Vorbereitung, sowie Recherche vor Gesprächen.

Verschiedene Techniken und Kompetenzen können den Alltag eines/einer professionellen Management-Assistenz vereinfachen und koordinieren. Dazu gehören:

• Arbeitstechniken,
• Kommunikationstechniken,
• Zeitmanagement,
• Selbstmanagement und
• Persönlichkeitmanagement.

Dies sind Faktoren, mit denen die fachlichen Herausforderungen geleistet werden können. Denn die Assistenz auf Management-Ebene erfordert zuverlässiges, schnelles und professionelles Handeln. Neben Arbeitstechniken der Strukturierung und dem Selbstmanagement, muss genau geplant werden, welche Aufgaben wann erfüllt werden müssen. Für ein eigenes Zeitmanagement ist es wichtig, zu selektieren und auch an andere Personen zu delegieren.

Tipp: Machen Sie eine Prioritäten-Liste bei Excel und tragen Sie je nach Farbe ein, was dringlich ist und was warten kann. Am besten nutzen Sie dafür die Farben des Ampelsystems.

• Hartnäckige Abteilungsleiter,
• Kaltakquise-Anfragen,
• wichtige Kunden und
• (unangenehme) Gespräche

gehören zum Alltag der Management-Assistenz. Telefonate sind dem E-Mail-Verkehr meistens zu bevorzugen. Das liegt daran, dass so besser festgestellt werden kann, was die andere Person für ein Bedürfnis hat. Es wird dadurch ebenfalls ein Raum für Nachfragen auf beiden Seiten geschaffen. Neben der Möglichkeit die Dringlichkeit eines Problems oder eine Aufgabe äußern zu können, hilft die Kontaktpflege für die professionelle Beziehung.

Das Diplom für professionelle Management-Assistenz ermöglicht einen Einblick in neue Arbeitstechniken, die einen strukturierteren und effizienteren Arbeitsalltag zur Folge haben können. Zudem kann durch Übungen die Kompetenz im Umgang mit (unangenehmen) Gesprächen geübt werden, sowie die eigene Persönlichkeitskompetenz gestärkt werden. Für weitere Informationen und Anregungen können Sie uns jederzeit telefonisch erreichen oder über E-Mail.